Obowiązki eksportera

Obecnie jedną z najczęściej stosowanych procedur celnych jest eksport towarów poza terytorium UE. Każdy przedsiębiorca, który planuje rozwój działalności w kierunku handlu międzynarodowego, z pewnością spotka się z tematem wywozu towarów. Warto zatem pamiętać, że dostarczenie towarów m.in. do USA, Szwajcarii, Norwegii czy na Ukrainę, wiązać się będzie z koniecznością przeprowadzenia odprawy celnej.

Planując sprzedaż swoich produktów na tych rynkach, powinieneś wiedzieć, jak w pierwszej kolejności się do nich przygotować. To pozwoli Ci przebrnąć przez cały proces bez problemu, realizując wszystkie formalności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Zakładamy, że Twoja firma już posiada numer EORI. Ten numer jest kluczowy do rozpoczęcia realizacji jakichkolwiek czynności związanych z procedurami odprawy celnej. Jeżeli jeszcze go nie otrzymałeś, koniecznie zapoznaj się z poniższym wpisem.

Dokumenty eksportowe – o czym trzeba wiedzieć?

Aby uniknąć jakichkolwiek pomyłek warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych specjalistów, których znajdziesz w agencji celnej. Jeśli jednak agencja nie będzie w stanie dokonać odprawy w Twoim imieniu, będziesz musiał przygotować zestaw informacji i dokumentów, niezbędnych do rozpoczęcia procedury. Wszystkie te formalności zostały szczegółowo opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 8 września 2016r. w sprawie zgłoszeń celnych.

Aby ułatwić Ci przejście przez gąszcz regulacji, przygotowaliśmy dla Ciebie poniższe zestawienie, skupiające najważniejsze dokumenty, które musisz dołączyć do zgłoszenia celnego:

Faktura prowizoryczna lub faktura proforma w przypadku wysyłek towarów o charakterze niehandlowym, takich jak materiały promocyjne i reklamowe, opakowania zwrotne, eksport próbek oraz pozostałe. W przypadku braku ww. dokumentów, można załączyć umowę sprzedaży, orzeczenie sądu lub innego właściwego organu poświadczającego nabycie praw spadkowych lub akt darowizny.

Pozwolenia, zezwolenia oraz wszystkie pozostałe dokumenty, których wymaga planowany wywóz towarów. W zależności od typu eksportowanych towarów może to być świadectwo fitosanitarne (dla sprzedaży roślin), WIJHARS (dla niektórych owoców) lub pozwolenie na wywóz, dla towarów tzw. podwójnego zastosowania. Szczegółowe dokumenty, które są wymagane dla określonego towaru można określić na podstawie jego kodu celnego

Specyfikacja towarowa/packing list – w przypadku, gdy faktura nie pozwala na określenie specyfikacji. Należy przy tym dopilnować, by agent celny podczas sporządzania zgłoszenia celnego był w stanie określić wagę netto towarów z poszczególnych kodów celnych. Waga brutto i ilość opakowań może być podana w sumie łącznej. Należy przy tym pamiętać, że te dane są obligatoryjne i muszą się znaleźć w każdym zgłoszeniu celnym.

Pozostałe dokumenty, jeśli są wymagane odrębnymi przepisami.

Faktura eksportowa – jak powinna wyglądać?

Zdecydowanie najważniejszym dokumentem, który w niektórych przypadkach okazuje się wystarczającym jest faktura eksportowa. Do przygotowania zgłoszenia celnego, powinna zawierać, zgodnie z paragrafem 33 ww. rozporządzenia, następujące punkty:

numer,

datę i miejsce wystawienia,

dane kontrahenta (nazwa i adres),

dane nabywcy (nazwa i adres),

rodzaj i ilość towarów wraz z określeniem ich wartości w walucie wymienialnej,

warunki dostawy INCOTERMS,

pozostałe dane, jeżeli są wymagane odrębnymi przepisami.

Zwykle faktury eksportowe wystawiane są z zerową stawką podatku VAT.

Warto pamiętać, że dla dokonania zgłoszenia celnego wywozu towarów nie są wymagane oryginały faktur. Jednak w celu uniknięcia ewentualnych trudności, warto przed dokonaniem zgłoszenia do Urzędu lub innego organu uprawnionego, przesłać kopię faktury do agencji celnej. Przedstawiciel celny będzie w stanie dokonać weryfikacji formalnej, wskazując obszary wymagające poprawy. Taki zabieg pozwoli znacząco usprawnić proces odprawy celnej.

Zgłoszenie eksportowe – koszty transportu

W zależności od tego, na jakie warunki dostawy (z dostępnych w regulacjach INCOTERMS) się zdecydujesz, musisz pamiętać, że pojawi się konieczność wskazania wysokości kosztów transportu. Prośba o wskazanie wysokości kosztów może obejmować koszty od miejsca załadunku do granicy Polski (taki wariant najczęściej występuje w dostawie na warunkach np. FCA i EXW). W takiej sytuacji, koszty transportu leżą po stronie odbiorcy towaru, przez co często eksporter nie zna ich pełnej wysokości. Taka okoliczność wymaga realnego ich oszacowania. Takie zalecenie pojawia się również w Instrukcji wypełniania zgłoszeń celnych, przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Posiadając odpowiednie dane, Agencja Celna będzie mogła dokonać ich doliczenia na potrzeby wskazania poprawnej wartości statystycznej w zgłoszeniu.

Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku, gdy do wartości towaru na fakturze doliczone są koszty transportu towarów na odcinku wykraczającym poza granice Polski (np. na warunkach DAP, CFR). Wówczas koszty związane z transportem poza granicami kraju zostaną odjęte w zgłoszeniu, tym samym prowadząc do pomniejszenia wartości statystycznej towaru.

Ograniczenia w eksporcie towarów

Taryfa celna wskazuje szereg ograniczeń, które różnią się w zależności od stosowanego kodu celnego towaru. Zwykle jednak nie mają one zastosowania w praktyce. Do zadania eksportera należy wówczas przygotowanie oświadczenia, wskazującego, że przedmiot wywozu nie podlega pod przepisy dotyczące ograniczeń. To, czy w danym przypadku będą obowiązywały Cię przepisy dotyczące ograniczeń jest ściśle odzwierciedlone w kodach dodatkowych zgłoszenia celnego. W przypadku wywozu towarów ograniczenia będą się odnosić do takich towarów jak m.in. wywóz gatunków chronionych (Y900), towarów o podwójnym zastosowaniu (Y901), odpadów (Y923) czy dóbr kultury (Y935).

Zwykle agencje celne posiadają już przygotowane wzory oświadczeń, dlatego warto zwrócić się z prośbą o ich przesłanie. Należy przy tym pamiętać, iż podpisanie oświadczenia wiąże się z odpowiedzialnością karną, dlatego oświadczenie powinno być zgodne ze stanem faktycznym. Przed podpisaniem oświadczenia, koniecznie zapoznaj się z jego treścią.

ATR, EUR.1 albo świadectwo pochodzenia

Kolejną, niezwykle istotną kwestą, jaka się pojawia podczas organizacji odprawy celnej na potrzeby eksportu jest posiadanie powyższych dokumentów. W zależności od tego, jakie wymagania zgłosi Twój klient, a także, jaki jest kierunek eksportu towarów, mogą być wymagane inne świadectwa pochodzenia towaru. Bywają sytuacje, w których posiadanie stosownych świadectw i certyfikatów jest elementem decydującym dla sfinalizowania transakcji. Właśnie dlatego poświęciliśmy odrębny wpis temu zagadnieniu. Koniecznie się z nim zapoznaj, planując rozpoczęcie eksportu swoich towarów.

Karnet TIR i dokumenty przewozowe CMR

Wybierając transport drogowy konieczne jest wystawienie CMR – Międzynarodowego Listu Przewozowego. Jego posiadanie jest obowiązkowe dla każdego nadawcy. Ten podstawowy dokument pozwala na realizację przewozu eksportowanych towarów. W CMR znajdują się przede wszystkim dane dotyczące nadawcy i odbiorcy, a także rodzaju oraz ilości towaru. Należy zwrócić szczególną uwagę, by dokument ten był wypełniony bezbłędnie, ponieważ często pełni rolę pomocniczą podczas sporządzania pełnego zgłoszenia celnego. Dodatkowo, błędy w CMR mogą stanowić przyczynę problemów dla przewoźnika, np. podczas kontroli ITD.

Karnet TIR również dotyczy przewozu drogowego i pozwala na znaczące ułatwienie przewozu towarów znajdujących się pod zamknięciem celnym przez granice wielu krajów. Szczególną zaletą jego posiadania jest fakt, że podczas tranzytu między UE, a krajami będącymi uczestnikami konwencji TIR, nie pobiera się żadnych zabezpieczeń przez władze celne tych krajów. Ten dokument sam w sobie daje gwarancje spełnienia określonych wymagań. Należy przy tym zaznaczyć, że posiadanie karnetu TIR nie jest obowiązkowe i zwykle jego zapewnienie leży po stronie przewoźnika.

Karnet TIR zostaje „otwarty” podczas odprawy wywozowej bądź po zwolnieniu towaru do wywozu, a Ty już w tym momencie otrzymujesz potwierdzenie wywozu towarów, nawet wówczas, gdy towar fizycznie w dalszym ciągu znajduje się na terenie UE. Tranzyt TIR ulega zamknięciu zwykle wówczas, gdy dotrze do kraju docelowego, podczas odprawy importowej. Z takim zamknięciem możesz się spotkać wysyłając swoje towary do Turcji, Rosji, Mołdawii czy Kazachstanu.

Należy przy tym zaznaczyć, że zarówno karnet TIR, jak i CMR mogą być wypisane/wystawione przez agencję celną, na Twoje (lub przewoźnika) zlecenie, w ramach świadczonej usługi. Co więcej, karnet TIR zostanie również wysłany w formie elektronicznej bezpośrednio do systemu NCTS.

Komunikat IE599 – potwierdzenie wywozu

Musisz pamiętać, że dla zastosowania zerowej stawki VAT podczas eksportu, zostaniesz uprawniony wyłącznie wówczas, gdy otrzymasz komunikat IE599. Taki komunikat jest swoistym potwierdzeniem wywozu poza UE, który generuje się w systemie AES stworzonym do obsługi zgłoszeń eksportowych w Polsce. Powiadomienie to otrzymuje się w formie załącznika do e-maila, zwykle w formacie xml albo PDF.

Taki komunikat powinna przekazać agencja celna na sam koniec procedury zgłoszenia celnego. Będzie to oznaczało że, np. ciężarówka, która wywozi Twój towar lub paczka, którą nadałeś, opuściła już obszar Unii Europejskiej, a cała procedura wywozu została zakończona.

Podkreślić należy, by nie mylić komunikatu IE599 z komunikatem IE529. Ten drugi wskazuje jedynie, że towar został zwolniony od procedury wywozu. Zwykle zostaje on przekazany w chwili, gdy towar zostanie przestawiony w oddziale celnym bądź miejscu uznanym agencji, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie odprawy celnej.

Wydruk tego komunikatu posiada własny numer MRN oraz kod kreskowy, które znajdują się w prawym górnym rogu. Niekiedy można się spotkać z określeniem tego dokumenty mianem EX, EAD albo MNR. Powinien on być dostarczony wraz z towarem na wcześniej wskazaną granicę Unii. Warto jeszcze przed przekazaniem dokumentu sprawdzić czy dane w nim zawarte zgadzają się z tymi podanymi w dokumentach handlowych. Wcześniejsze wyłapanie ewentualnych niezgodności pozwoli na poprawienie ich jeszcze przed rozpoczęciem procedury wywozu. W przypadku przeoczenia błędu może pojawić się konieczność jego wyjaśnienia na granicy, co spowoduje niepotrzebny przestój towarów do czasu zakończenia wyjaśnień.

Podsumowanie

Choć eksport towarów stanowi obecnie jedną z najczęściej stosowanych procedur celnych, to w dalszym ciągu potrafi przysparzać licznych kłopotów przedsiębiorcom. Zwykle wynika to z braku odpowiedniego przygotowania dokumentacji, w tym pominięcia niezbędnych danych. Co więcej, mogą pojawić się problemy podczas konieczności zaplombowania towarów, o czym podczas trwającej odprawy decyduje funkcjonariusz celny. Często również sami eksporterzy nie są świadomi spoczywających na nich obowiązków, podczas wysyłania towarów poza terytorium UE. Niekiedy wychodzą wręcz z założenia, że jeżeli to klient odbiera od nich towar, to oni są zwolnieni z obowiązków związanych z jego dostarczeniem. Tymczasem, powinni w pełni angażować się w organizację odprawy celnej eksportowej, przynajmniej poprzez wybór właściwej agencji celnej, pamiętając o tym, że to w ich interesie jest otrzymanie komunikatu, który będzie stanowił potwierdzenie wywozu towaru.